Gérer les prestations de santé des employés tout au long de l'année : liste de contrôle et calendrier

Quel que soit le stade auquel vous vous trouvez dans l'année de validité de votre police d'assurance santé pour salariés, Alea vous accompagne grâce à une liste de contrôle et un calendrier pour vous guider tout au long du processus.

Vous apprendrez comment intégrer efficacement vos employés et évaluer s'ils sont satisfaits de leurs prestations. Vous apprendrez également à évaluer si votre régime offre la meilleure valeur possible afin de prendre la bonne décision le moment venu pour le renouvellement.

Au début de votre police

La couverture de votre équipe commence officiellement à la date d'effet indiquée dans le contrat de la police d'assurance.

Intégrez vos salariés

Pour commencer, distribuez les cartes d'assurance, les informations sur la police et les ressources utiles aux membres de votre équipe. Vous pouvez également demander à votre conseiller en assurance d'animer une séance d'information privée pour votre personnel afin de les informer sur leurs prestations et sur la manière de déclarer un sinistre.

Configurez votre compte administratif

La compagnie d'assurance fournira des comptes d'employeur aux administrateurs désignés pour leur portail Web (s'il en existe un), grâce auquel vous pourrez gérer le régime de votre entreprise. À ce stade, il est judicieux d'apprendre comment ajouter et supprimer des membres de votre régime afin de vous préparer à l'accueil de nouvelles recrues ou au départ de salariés.

À 6 mois de l'année de police

Le milieu de l'année de police est le moment idéal pour obtenir une idée claire de la façon dont votre équipe utilise ses prestations de santé.

Faites le point avec votre courtier pour une évaluation de milieu d'année

Votre courtier peut vous aider à effectuer un examen de milieu d'année de l'historique des sinistres de votre entreprise afin de vous aider à planifier l'avenir. Il signalera les problèmes de sinistres en cours dont vous n'aviez pas conscience auparavant et répondra à toutes vos questions sur le déroulement de votre police.

2 à 3 mois avant le renouvellement

À l'approche de la date de renouvellement de votre police, vous devrez commencer à recueillir des informations pour vous aider à décider s'il convient de renouveler ou de changer de régime.

Évaluez la satisfaction de votre équipe vis-à-vis du régime

Distribuez un questionnaire au personnel afin d'évaluer leur satisfaction à l'égard de leurs prestations de santé. Une enquête anonyme permet aux membres de l'équipe d'exprimer leurs pensées et leurs préoccupations sans crainte de représailles.

Obtenez gratuitement le modèle d'enquête en téléchargeant le Guide RH ultime des prestations de santé des salariés d'Alea (pdf).

Analysez l'historique de vos sinistres

Grâce à votre compte employeur, vous pouvez accéder à l'historique des sinistres de votre équipe sur le portail Web de votre prestataire d'assurance. Vous pourrez voir quelles prestations ont été les plus utilisées et lesquelles l'ont été le moins. Ces données vous aideront à comprendre les modes d'utilisation et à déterminer si votre couverture doit être ajustée pour l'année prochaine.

Évaluez les projets de votre entreprise pour l'année à venir

Si votre entreprise s'apprête à connaître des changements – que ce soit en termes de taille, de stratégie de croissance, de modèle économique, etc. – il est très probable qu'il existe un produit d'assurance santé collective plus adapté à envisager pour l'année suivante.

Prenez une décision concernant le renouvellement

Sur la base de votre évaluation, décidez si vous conservez votre régime actuel ou si vous envisagez d'autres options. Plus tôt vous prendrez cette décision, plus vous aurez de temps pour évaluer correctement les autres options.

Obtenez des devis de votre courtier

Si vous souhaitez changer de régime d'assurance pour l'année prochaine, travaillez avec votre courtier pour identifier des alternatives. Cela vous laissera suffisamment de temps pour discuter avec votre courtier et choisir un régime adapté.

CONSEIL D'EXPERT : Les mois de novembre, décembre et janvier sont les mois de pointe pour les renouvellements de polices. Durant cette période, les compagnies d'assurance peuvent mettre plus de temps que d'habitude à traiter les renouvellements et à établir les devis. Adressez-vous à votre conseiller pour entamer votre processus de renouvellement plus tôt afin d'éviter l'affluence des fêtes de fin d'année !

4 à 6 semaines avant le renouvellement

Les compagnies d'assurance vous envoient généralement un avis de renouvellement quatre à six semaines avant la date de renouvellement de votre police. À ce stade, votre courtier vous contactera très probablement pour discuter du renouvellement.

Renouvelez votre régime

Si vous êtes satisfait de votre police actuelle et qu'aucune modification ne doit être apportée, vous pouvez obtenir le feu vert de la direction générale et renouveler votre régime. Sachez simplement que vous constaterez probablement une augmentation de la prime d'une année sur l'autre en raison de l'inflation médicale – c'est normal et prévisible.

Faites une demande pour le nouveau régime

Si vous changez de régime d'assurance, c'est le moment de soumettre votre demande auprès de l'assureur. Une fois soumise, une nouvelle demande prend environ deux à trois semaines pour être traitée. Une fois la demande approuvée, l'assureur vous enverra un avis de confirmation, les documents de la police et les cartes d'assurance médicale.

Payez la prime

Le paiement des primes s'effectue généralement par chèque ou par virement bancaire sur une base annuelle ou semestrielle (soit lors de la demande, soit à la fin de l'année d'assurance). Renseignez-vous auprès de votre courtier ou de votre assureur pour connaître les modalités de paiement spécifiques.